Endlich Ordnung im Büro

Ich habe mein Büro aufgeräumt. Wunderbar! Kaum zu glauben, was sich alles ansammelt. Wie ist das bei Ihnen? Entdecken Sie da auch den einen oder anderen Stapel? Wie sieht es in den Schubladen aus? Ein übersichtlicher Schreibtisch und ordentliche Schubladen setzen positive Energie frei. Neulich habe ich gelesen: "Niemand hat Zeit zum Aufräumen - aber Zeit zum Suchen."

Sie sind längst überzeugt, Sie wollen endlich Ordnung im Büro schaffen und organisiert aufräumen - aber Sie wissen nicht wo Sie anfangen sollen? Hier sind meine Tipps:

Eine Schublade oder ein Regalbrett ganz aufräumen. Natürlich geht auch mehr, aber nicht weniger. Ein halbes Regalbrett von rechts nach links aufräumen funktioniert nicht. Fangen Sie damit an, dass Sie zum Beispiel die Schublade ganz leerräumen und auswischen. Stapeln Sie die Papiere der aufzuräumenden Einheit wie in Tipp 2 beschrieben. Für die restlichen Utensilien lesen Sie die Tipps 3 bis 5!

Sie haben gar keine Stapel? Ihre Unterlagen sind alle eingescannt? Hoffentlich haben Sie hierfür ein perfektes Ablagesystem - denn auch auf der Festplatte kann es zu Papierstapeln kommen! Das ist dann noch schlimmer, weil man Sie nicht sieht und nichts findet.

Bilden Sie aus den Unterlagen, die Sie aufräumen möchten fünf Stapel:

Hier stapeln Sie Unterlagen (und legen sie nach der Aufräumaktion ab!) aus abgeschlossenen Projekten. Bezahlte Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen bereits gelieferter und berechneter Ware, Schriftverkehr (erledigt), Steuerunterlagen ...

Sortieren Sie die Unterlagen in die Ablage. Keine Zeit? Dann legen Sie sofort einen Termin fest, wann Sie die Ablage erledigen (Kalender).

Prospekte, Zeitschriften, Rundschreiben ...

Wollen Sie diese Informationen wirklich zeitnah lesen?

Vielleicht? - Stapel 5: Wegwerfen auf Probe!

Nein? - Stapel 4: Papierkorb!

Die Unterlagen, die Sie lesen möchten bringen Sie am besten in einem Stehordner unter. Legen Sie auch hier sofort einen Termin fest, wann Sie sich damit beschäftigen wollen (Terminkalender).

Hier stapeln Sie Unterlagen mit denen Sie noch arbeiten müssen. Erledigen Sie diese Aufgaben (nach Prioritäten geordnet) nach Ihrer Aufräumaktion! Also nicht abgeschlossene Projekte. Zu bezahlende Rechnungen, Angebote, laufende Bestellungen ...

Wie Sie zukünftig mit diesen Unterlagen umgehen, damit es nicht zu stapeln kommt, lesen Sie in meinem Artikel "Einfache Schreibtisch Organisation".

Das ist einfach: Werfen Sie weg, was Sie nicht mehr brauchen. Weg damit! Aber beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Überlegen Sie, was Sie täglich häufig in die Hand nehmen und benutzen. Nur diese Dinge gehören auf den Schreibtisch! Zum Beispiel:

• Bildschirm, Tastatur, Maus
• Telefon
• Stift
• Block
• Posteingangskorb
• Kalender
• Locher (um Papier sofort abzuheften)

Hier sind Dinge, die mehrfach in der Woche gebraucht werden! Achten Sie darauf, dass mit ausgestrecktem Arm oder höchstens mit kurzem Aufstehen alles erreicht werden kann.

• Drucker
• Duden
• Fachbücher
• Arbeitsanweisungen
• Muster
• Briefpapier, Briefmarken, Briefkuverts
• Klammerer, Stifte, Radiergummi ...

Praktisch sind in den Schubladen sogenannte Schubladentrenner und für die Verwendung verschiedener Formulare sind Papiertrenner sinnvoll.

Alle Dinge, mit denen Sie kurz- oder mittelfristig arbeiten wollen, gehören in den Schreibtisch.

• Post-it oder Tesa (Kleben nur so lange wie sie wollen und nicht so lange Sie es wollen!)
• Kaffeegedeck, Filtertüten etc. (das gehört in die Küche)
• Informationsunterlagen, die nicht mehr gebraucht werden
• Alles, was kaputt ist (ausgetrocknete Stifte, defekte Büroklammern ...)

Habe ich Sie mit meiner neuen Ordnung im Büro angesteckt? Na dann los!

Übrigens, wie Sie eine neue Stapelbildung verhindern, finden Sie hier: Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro und alles hat seinen Platz - Ordnung schaffen!

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