Effektiv arbeiten mit Word und anderen Textverarbeitungsprogrammen

EDV-Programme sollen zeitraubende Aufgaben im Büro beschleunigen, und wer sich früher beim Schreiben eines wichtigen Dokumentes auf einer Schreibmaschine vertippt hat und von vorne anfangen musste, der weiß zu schätzen, dass zum Beispiel Tippfehler heute durch Textverarbeitungsprogramme (fast) keine Zeit mehr kosten.

Trotzdem gibt es immer noch erstaunlich viele wiederkehrende Aufgaben beim Schreiben und Beantworten von Briefen und E-Mails, beim Erstellen von Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen, die unnötig Zeit kosten und leicht durch einfache Werkzeuge der jeweiligen EDV-Programme erledigt werden könnten. Laut der Office-Studie von 2014 gibt es in diesem Bereich ein Steigerungspotential der Produktivität von bis zu 25%.

Ich habe für Sie ein paar Beispiele für Textverarbeitungsprogramme zusammengestellt, wie Sie am PC effektiv arbeiten, weniger Langeweile und mehr Zeit für anderes haben. Verführerisch, oder?

Um effektiv im Büro zu arbeiten, sollten Sie sich während Ihrer Arbeit immer wieder fragen:

Welche Prozesse und Abläufe kommen immer wieder vor und können vereinfacht werden?

Das gilt natürlich für alle Arbeitsbereiche, aber wiederkehrende Aufgaben in Textverarbeitungs-Programmen können Sie mit diesen 7 Tipps angehen:

Schreiben Sie immer wieder die gleichen Sätze in Briefen und E-Mails? Legen Sie sich Textbausteine für Angebote, Rechnungen, Einleitungen, Grußformeln usw. an. So sparen Sie viel Tipp- und Denkarbeit.

Wie Sie Textbausteine erstellen finden Sie hier und Beispiele für Textbausteine hier.

Mit Shortcuts ersparen Sie sich den Umweg vieler Klicks zum Ziel. Sie können durch die Eingabe bestimmter Tastenkombinationen Ihrem Textverarbeitungsprogramm schnell und bequem Befehle für immer wiederkehrende Aufgaben erteilen.

Eine Aufstellung der wichtigsten Kombinationen und wie Sie am besten vorgehen finden Sie hier.

Für mehr Übersicht in langen Dokumenten ist die Dokumentenansicht sehr praktisch, denn hier werden in einem extra Fenster die verschiedenen Überschriftenebenen angezeigt. Diese Art der Textanzeige wird deshalb auch Gliederungsansicht genannt. Durch Anklicken einer Überschrift landen Sie im Dokument sofort an der entsprechenden Stelle. Hier finden Sie mehr zur Dokumentenansicht.

Dass man Makros in Word programmieren kann, davon habe ich schon oft gelesen, aber vorstellen konnte ich mir darunter lange nichts. Mein erstes Makro habe ich dann auch erst vor kurzem erstellt. - Es geht wirklich einfach und es erledigt stumpfsinnige kleine Arbeiten mit einem Tastendruck!

Wie es funktioniert, lesen Sie hier im Blog.

Legen Sie sich für Rechnungen, Briefe oder Angebote Vorlagen an. So haben Sie ohne zeitraubende Formatierungsarbeiten immer das gleiche Layout und können sich auf den Text konzentrieren.

Mein Tipp: Fügen Sie in der Brief-Vorlage gleich die Funktion "automatisches Datum" ein.

Bestimmen Sie das Aussehen Ihres Textes in Briefen und Dokumenten durch zuweisen von Formatierungen. So haben Sie automatisch ein einheitliches Aussehen Ihrer Texte und können ganz einfach Überschriften automatisch nummerieren oder Inhaltsverzeichnisse erstellen. So erstellen Sie Formatvorlagen und wenden Sie an.

Bei längeren Texten können Sie durch zugewiesene Formatierungen in Word die übersichtlichere "Dokumentenansicht" anzeigen lassen. Durch diese Ansicht sparen Sie sich auch nerviges Scrollen im Dokument.

Viele Nutzer von Textverarbeitungsprogrammen kennen die Funktionen "suchen und ersetzen". In einem längeren Text kann mit dieser praktischen Funktion ein Wort gesucht (zum Beispiel weil es falsch geschrieben wurde) und durch ein anderes ersetzt werden. 

Die wenigsten wissen allerdings, dass auch nach Zeichen und sogar nach Formatierungszeichen gesucht werden kann.

Und, sind Sie auf den Geschmack gekommen? Gibt es noch mehr Tipps für Textverarbeitungsprogramme die Sie nutzen? Ich freue mich über Ihre Kommentare und Anregungen.

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