Gute Büroorganisation: Erstellen Sie ein eigenes Handbuch

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich weiß nicht, ob das heute noch so gemacht wird, aber ich weiß noch genau, wie groß der Unterschied zwischen "ein bisschen bei der Arbeit zusehen" oder "eigenverantwortlich an einem Arbeitsplatz arbeiten" ist. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge (und am besten auch warum) gemacht werden müssen.

Ich denke, für eine gute Büroorganisation ist eine Informationssammlung, die zum Beispiel Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben enthält, sehr wichtig. Und so erstellen Sie ein eigenes Handbuch:

Und stellen Sie sich vor, welche Vorteile ein gutes Handbuch hat, wenn Sie in einer anderen Firma zu arbeiten anfangen, ein neues Aufgabengebiet übernehmen oder plötzlich für einen erkrankten Mitarbeiter einspringen müssen. - Ein Büro-Handbuch mit Erläuterungen, Beispielen und Informationen welche Aufgaben wie erledigt werden müssen, kurz gesagt, ein Handbuch mit wichtigem Wissen - das wäre doch sehr professionell und gut organisiert, oder?

Jetzt sind Sie sicher überzeugt - so wie ich seit meiner Ausbildung und wie nach einiger Zeit auch alle Mitarbeiter aus meinem obigen Beispiel.

Sie wollen jetzt ein Handbuch erstellen, in dem all Ihr "Büro"-Wissen steht - für Sie selbst als Nachschlagewerk, für Ihre Urlaubsvertretung und für neue Mitarbeiter, damit die Arbeit erleichtert, Fehler vermieden und Einarbeitungszeiten verkürzt werden. So mache ich es:

Am hilfreichsten ist das Handbuch als Informationssammlung in Form eines Textdokuments (zum Beispiel in Word).

Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für eine Aufgabe und ergänzen Sie sie mit Screenshots (per "Druck"-Taste oder mit dem "SnippingTool" von Windows), Grafiken, Textbausteinen, Formularen und Checklisten. Aber auch eine Sammlung der wichtigsten Kontakte (auch Ansprechpartner bei Problemen), Eselsbrücken für Passwörter bei den einzelnen Online-Konten (warum keine Passwörter, finden Sie hier) bilden eine nützliche Ergänzung.

Damit Sie (und andere) sich schnell zurechtfinden, vergeben Sie für jeden Aufgabenbereich eine Kapitel-Überschrift und erstellen außerdem ein Inhaltsverzeichnis (manuell oder automatisch). Mehr zum effektiven Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen finden Sie hier. 

Fangen Sie gleich mit einem Aufgabenbereich, den Sie gerade bearbeiten oder der neu hinzugekommen ist, an. So wächst Ihre wertvolle Informationssammlung Stück für Stück und nimmt nicht zu viel Zeit auf einmal in Anspruch.

Gewöhnen Sie sich an, alle Änderungen in den Abläufen und Aufgaben sofort zu ergänzen bzw. zu ändern, denn nur ein aktuelles Handbuch ist hilfreich.

Wie läuft es bei Ihnen am Arbeitsplatz? Wie funktioniert der Informationsaustausch? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen zum Thema Handbuch und Büroorganisation.

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