Listen und Tabellen sinnvoll anlegen: 4 Tipps

Bei einem Kalkulationsprogramm wie Excel denken die meisten Menschen an komplizierte Formeln und Verweise, aber auch für eine einfache Liste kann man solche Programme nutzen.

Gegenüber einer Liste in einem Textverarbeitungsprogramm hat ein Kalkulationsprogramm den Vorteil, dass Sie rechnen und sortieren können. Außerdem können Sie mit einer richtig angelegten Liste auch ganz schnell automatische Diagramme zur Veranschaulichung erstellen.

Meine 4 Tipps helfen Ihnen dabei, Listen sinnvoll zu erstellen, um möglichst einfach und effizient die gewünschten Ergebnisse sehen können und die Erstellung Ihrer Liste nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt:

Damit Sie die Vorteile, die eine Liste in einem Kalkulationsprogramm (gegenüber einem reinen Textverarbeitungsprogramm) hat, optimal nutzen können, überlegen Sie vorher

• welche Kriterien sind wichtig bzw. welche Daten benötigen Sie wirklich in Ihrer Liste.
• Welche Daten wollen Sie später auswerten? (Wichtig für die Art, wie Sie die Liste anlegen, damit später einfach Diagramme erstellt werden können, siehe Tipp 4.)

• Vermeiden Sie Doppeleingaben und
• geben Sie nur die Daten ein, die in dieser Liste sinnvoll sind.
• Legen Sie sinnvolle Kürzel fest.

Ich weiß, klingt sehr simpel, aber ich habe schon viele Listen gesehen - und auch selbst schon erstellt ;) - bei denen diese einfachen Tipps nicht berücksichtigt wurden.

Für umfangreiche Listen, in denen vielleicht sogar mehrere Mitarbeiter arbeiten, ist ein Dropdownmenü sindvoll:

Bei der Recherche für diesen Artikel habe ich entdeckt, dass man in Excel ganz einfach Dropdownlisten erstellen kann. Damit können Sie sich Tipparbeit sparen und als schönen Nebeneffekt Ihre Listen vereinheitlichen, da Sie dann nicht versehentlich verschiedene Bezeichnungen für ein und dasselbe verwenden ;)

So legen Sie eine Dropdownliste in Excel an.

Damit Sie Ihre Daten sortieren können, sollten Sie keine Zwischenüberschriften einfügen. Legen Sie stattdessen zusätzlich eine eigene Kategorie an.

Ein Beispiel:

Sie haben in Ihrer Liste Daten, die Wohnmobile, Mietwagen oder Flüge betreffen. Dann geben Sie die jeweilige Kategorie in jeder Zeile mit an. So können Sie später nach Wohnmobilen oder nach anderen Kriterien sortieren und die einzelnen Daten bleiben trotzdem aussagekräftig.

Gar nicht so schwer, wie es aussieht:

Listen, für die man Diagramme erstellen möchte, müssen nicht anders erstellt werden. Es empfiehlt sich aber, vorher darüber nachzudenken, welche Daten man auswerten möchte. So ist es zum Beispiel manchmal sinnvoll, Summen direkt unter der Überschrift zu bilden, dann reicht ein Klick um ein Diagramm zu erstellen. Ein Beispiel finden Sie in meiner Ausgaben-Liste für den Haushalt (auch als Download).

Wenn Sie noch nie ein Diagramm erstellt, haben, machen Sie einfach eine kleine Beispieltabelle mit ein paar Zahlen, markieren die Tabelle und unter der Option "Einfügen" finden Sie verschiedene Diagrammtypen. Hier klicken Sie auf das Diagramm Ihrer Wahl und schon wird es Ihnen angezeigt. Über "Daten auswählen" können Sie Ihr Diagramm nun noch besser anpassen.

Und welche Listen führen Sie?

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