Ordnung im E-Mail-Postfach - 6 Tipps für eine stressfreie E-Mail-Bearbeitung

Haben Sie auch ein überquellendes E-Mail-Postfach und viele ungelesene Nachrichten? Bei 771 Milliarden jährlich versendeten E-Mails (allein in Deutschland und ohne Spam-Nachrichten) ist das auch kein Wunder - und es sollen zukünftig sogar noch mehr werden ... (Quelle: Statistica).

Da lohnt es sich doch, sich über Tipps und Tricks für einen schnellen und stressfreien Umgang mit der E-Mail-Flut nachzudenken:

Bestimmen Sie Ihren Arbeitsrhythmus selbst. Rufen Sie Ihre E-Mails gezielt und bewusst zu bestimmten Zeiten auf, sonst werden Sie ständig bei Ihrer momentanen Tätigkeit gestört. (Lesen Sie Näheres zu Multitasking). Je nach Art Ihrer Tätigkeit ist es vielleicht sogar sinnvoll, die Nachrichten nicht gleich am Morgen abzurufen.

• Schalten Sie  den Signalton für E-Mails aus.
• Bearbeiten Sie Ihre E-Mails in Blöcken
• Bearbeiten Sie sofort, was sich innerhalb von 3 Minuten erledigen lässt.

• Löschen Sie E-Mails, die für Sie uninteressant oder unnötig sind. Auch für das Ordnung halten in digitalen Systemen gilt:

"Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb." Kurt Tucholsky

Viele empfehlen, keine gelesenen E-Mails im Posteingang zu lassen. Ich denke, da sollte man nicht so extrem sein. Manchmal ist es einfach praktisch, eine E-Mail als Erinnerung gleich im Posteingang zu belassen. Aber: Es soll nicht unübersichtlich werden - markieren Sie die E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen als ungelesen.

Verschieben Sie die E-Mails, die Sie in nächster Zeit noch benötigen, über die Sie aber nicht immer wieder "drüberlesen" möchten, konsequent in Ihre Ablageordner im E-Mail-Programm. Ändern Sie ruhig den Betreff der Nachrichten, damit Sie sie leicht wiederfinden. (E-Mails, die Sie archivieren möchten: Tipp 5)

Welche Ordner Sie anlegen, hängt natürlich von Ihrem Aufgabenbereich ab. Hier ein paar Vorschläge:

• "Warten-auf"-Ordner: Hier werden Nachrichten abgelegt, die erst nach Eintreffen einer bestimmten Situation gelöscht werden können. Beispielsweise nach Bestätigung einer Bestellung.
• "Beantworten"-Ordner: Hier werden Nachrichten (kurz) zwischengelagert, die Sie beantworten müssen (nur, wenn Sie nicht innerhalb von ca. 3 Minuten sofort antworten können - siehe Tipp 1).
• Projekt-Ordner: Arbeiten Sie an verschiedenen Projekten, dann ist es sinnvoll, für jedes Projekt entsprechende Ordner anzulegen.
• Ordner für Tätigkeiten: Haben Sie in Ihrem Aufgabenbereich verschiedene gleiche Tätigkeiten, so können Sie hier die entsprechenden E-Mails sammeln, bis sie von Ihnen erledigt wurden. Zum Beispiel ein "Zu-Bestellen"-Ordner
• "Lesestoff"-Ordner: Hier wird alles zwischengelagert, was für Sie interessant ist, was Sie später lesen möchten. Beachten Sie aber Tipp 2. Setzen Sie sich am besten ein Zeitlimit. Was zum Beispiel nach 2-3 Monaten immer noch unberührt ist, wird gelöscht.

Richten Sie keine "Sonstiges"- oder "Diverses"-Ordner ein!

Wichtig: Nachdem die entsprechenden E-Mails bearbeitet wurden, werden Sie am besten entweder gelöscht oder archiviert.

Wenn Sie sich doch dazu entscheiden, Ihre E-Mails direkt im Programm zu archivieren, dann müssen Sie natürlich regelmäßige Sicherungen vornehmen und für den nötigen Speicherplatz sorgen. Sonst passiert Ihnen wie meinem früheren Chef Folgendes: "Ich habe seit zwei Tagen keine E-Mails mehr erhalten. Schreib' mir doch bitte eine Test-E-Mail", sagt mein Chef zu mir. Das habe ich gemacht und gleich die Fehlermeldung "Mail delivery failed: SMTP error from remote server after RCPT command" erhalten. Nach längerer Fehlersuche hat sich herausgestellt, dass das Postfach seines E-Mail-Programms voll bzw. der Speicherplatz erschöpft war.

Noch mehr? Lesen Sie: Endlich Ordnung im Büro

Für eine Vorsortierung Ihrer E-Mails können Sie in Ihrem E-Mail-Programm Regeln erstellen. Sinnvoll finde ich diese Regeln:

• Nachrichten von bestimmten Absendern werden automatisch in einen von Ihnen festgelegten Ordner verschoben. Hier können Sie zum Beispiel Ihre Newsletter gleich in den "Lesestoff"-Ordner schieben lassen.
• Weiterleiten einer Nachricht an eine Person oder Verteilerliste.
• Einrichten einer automatischen Beantwortung von bestimmten Nachrichtentypen durch den Server mit einer von Ihnen erstellten Nachricht.
• Zuweisen von Kategorien zu gesendeten Nachrichten in Abhängigkeit vom Inhalt der Nachrichten.

Wählen Sie "Extras" und "Regeln und Benachrichtigungen" danach im Registerblatt "E-Mail-Regeln" "Neue Regel". Jetzt erscheint der Regel-Assistent und führt Sie leicht verständlich durch alle nötigen Schritte.

So testen Sie eine neu erstellte Regel: Klicken Sie (im Regel-Assistenten) auf "diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden".

Über "Extras" und "Regeln und Benachrichtigungen" können Sie über das Registerblatt "Benachrichtigungen verwalten" Abwesenheitsbenachrichtigungen  erstellen. Hier finden Sie Textbeispiele für Abwesenheitsbenachrichtigungen.

Lesen Sie hierzu E-Mails schlau ablegen und wiederfinden.

Vermeiden Sie Doppelablage!

Misten Sie ab und zu aus - die Erfahrung zeigt, dass trotz der oben genannten Tipps manchmal E-Mails an den falschen Stellen verblieben sind. ;)

Sorgen Sie regelmäßig dafür, dass die E-Mail-Flut nicht noch stärker wird:

• Bestellen Sie unnötige Newsletter ab!
• Informieren Sie die Kollegen und Geschäftspartner, die Ihnen regelmäßig für Sie nicht relevante E-Mails senden.

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