Prioritäten setzen - Zeitmanagement für Büro und Alltag

Was macht gute Organisation aus? Diese Frage stellen sich viele Menschen in ihrem Alltag und im Büro.

Am Ende des Tages ist noch soviel Arbeit übrig? Wieder nicht geschafft, was ich erledigen wollte, keine Zeit für Yoga, Bewegung und Englisch lernen geblieben? Effektiv arbeiten kann nur, wer Prioritäten setzen kann, aber leider ist das nicht immer so einfach:

Was hilft es, die Ablage perfekt organisiert zu haben, wenn keine Aufträge akquiriert wurden? Oder, um ein Beispiel aus meiner angestellten Tätigkeit zu nennen:

"Bitte beschrifte heute die Ordner mit dem Computer. Ich habe neue Etiketten speziell für Drucker gekauft", sagte mein Ex-Chef. Jetzt muss man wissen, dass in dieser Firma Geld stets knapp war, die Ordner bereits ordentlich beschriftet waren (allerdings von Hand), aber viele andere Aufgaben unerledigt geblieben sind. Zum Beispiel gab es keine Nachkalkulationen der abgeschlossenen Projekte.

Etiketten mit dem Drucker zu beschriften ist durchaus sinnvoll. Das sieht schön aus und geht recht flott, wenn viele ähnliche Ordner beschriftet werden müssen. In dem genannten Fall war nur die Priorität falsch gesetzt. Eine Firma, die in ihrer Existenz bedroht ist, braucht keine Neubeschriftung der Ordner, sondern eine Nachkalkulation und eine Analyse was im Betrieb schiefläuft.

Zugegeben, das ist ein extremes Beispiel. Leider ist es meistens nicht so eindeutig, welche Aufgaben höhere Priorität haben.

Bei den meisten Menschen ist der Tag zu kurz für die vielen Dinge, die Sie erledigen wollen oder müssen. Jeder kennt die Resignation, die dann entsteht. Deshalb geht es bei der Prioritätensetzung darum, herauszufinden, welche  Aufgaben wann erledigt werden müssen und ob sie überhaupt wichtig sind. (Ich schreibe müssen, aber das betrifft natürlich auch Dinge, die wir in der Freizeit machen wollen).

Schwierig ist es vor allem auch in stressigen Zeiten. Wenn sich die Aufgaben türmen, wird mal die eine mal die andere Aufgabe angepackt, aber nichts wird richtig erledigt. Oder es werden nur die vermeintlich leichten Aufgaben angegangen (Druckeretiketten kaufen und Ordner beschriften lassen), aber die komplexen Themen bleiben liegen.

Durch Priorisierung Ihrer Aufgaben erledigen Sie alle wichtigen Dinge und haben mehr Zeit für Freizeit und Entspannung. Die Prioritäten werden deshalb am besten gleich in der Aufgabenplanung berücksichtigt.

"Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll." Helmar Nahr

Methoden gibt es viele: Eisenhowerprinzip, Entscheidungsmatrix und ABC-Anlayse.

Ich stelle hier nur meine Lieblingsmethode vor. Denn, ich denke, welche Methode Sie wählen ist nicht so wichtig. Wichtig ist, dass Sie regelmäßig überlegen, welche Aufgabe Priorität hat.

Vilfredo Pareto (1848-1923) stellte fest, dass ungefähr 80% des Volksvermögens in Italien auf ungefähr 20% der Familien konzentriert war. Diese sogenannte 80-20-Regel lässt sich auf mehrere Lebensbereiche umlegen.

So ist dieses Prinzip heute ein wichtiges Hilfsmittel, um Prioritäten festzulegen. Es besagt, dass 20% des Zeitaufwandes bereits 80% der Ergebnisse bringen.

Das bedeutet im Zeitmanagement: Zügeln Sie Ihren Perfektionismus. Sie müssen nicht alles machen - und nicht alles muss perfekt sein, damit Sie Ihre Zeit nicht für Nebensächliches verbrauchen.

Das bedeutet nicht, dass Sie sich mit mittelmäßigen Ergebnissen und unbefriedigenden Situationen zufrieden geben müssen! Aber besonders unter Stress besteht die Gefahr, nur schnell vor sich hinzuarbeiten. Deshalb:

Haben Sie klare Prioritäten und damit Zielvorstellungen, werden Sie das Wichtigste immer zuerst machen und das weniger Wichtige erst später. Im stressigen Arbeitsalltag gehen diese Prioritäten aber oft verloren. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig, was Sie gerade tun.

Ich nutze kleine Arbeitspausen (Wartezeiten beim Kopieren, in der Warteschleife am Telefon und an der Kaffeemaschine, ...), um meine Tätigkeiten zu überprüfen. Mache ich gerade etwas Wichtiges oder habe ich mich verzettelt? Da hilft auch ein kleiner Spaziergang. Danach ist der Kopf wieder klar und ich weiß genau, was wichtig ist und was nicht. Lesen Sie hier mehr über Pausen.

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