Textbausteine sind ein sehr effektives Hilfsmittel im Büroalltag. Geht's hektisch zu, dann werden sie oft vernachlässigt. Das ist schade - denn natürlich sparen Sie mit Textbausteinen viel lästige Tipp- und Denkarbeit. Außerdem ist ein Textbaustein (auch Schnellbaustein oder Autotext genannt) schnell erstellt.
Solche cleveren Funktionen mag ich, wenig Aufwand und ein sehr gutes Ergebnis - Computer einfach, sozusagen.
Lesen Sie wie Sie Textbausteine erstellen, richtig einsetzen und wie Sie den Überblick über Ihre Textbausteine behalten. Außerdem können Sie diese Beispiel-Textbausteine benutzen.
Textbausteine erstellen, einfügen und organisieren für Word
Ein Textbaustein ist ein Text, der unter einem Kürzel gespeichert wird. Innerhalb des Microsoft Office-Pakets kann er über eine Tastenkombination und das vergebene Kürzel wieder aufgerufen und eingefügt werden.
Übrigens, mit künstlicher Intelligenz können Sie sich ganz einfach und schnell ein Grundgerüst zum Beispiel für Briefe schreiben lassen. Hier erkläre ich, wie es zum Beispiel mit ChatGPT funktioniert.
Was eignet sich als Textbaustein?
Als Textbaustein eignet sich jeder Textteil, den Sie voraussichtlich wieder einmal benötigen. Speichern Sie
- besonders gelungene Formulierungen
- oft benötigte Anrede und Einstiegs-Sätze
- Adressen (ich speichere als Textbaustein alle Adressen, die ich in Dokumenten immer wieder benötige)
- Abschluss-Sätze
- Signaturen
- Tabellen
- ...
Vom Speichern ganzer Dokumente rate ich ab. Hier legen Sie sich besser eine Dokumenten-Vorlage an.
So werden Schnellbausteine erstellt (für Microsoft Word und andere Textverarbeitungs-Programme)
Textbausteine können mit einer ganz einfachen Tastenkombination erstellt werden, die Sie sich unbedingt merken sollten:
Zuerst markiert man die Textpassage, die als Textbaustein gespeichert werden soll. Dann drückt man die Tasten [Alt] und [F3] gleichzeitig- es erscheint ein Dialogfenster in dem der Name, beziehungsweise das Kürzel für den Baustein definiert werden kann. Durch bestätigen des Dialogfensters wird der neue Abschnitt gespeichert.
So werden die Autotexte eingefügt
Alle Word-Versionen:
Geben Sie den Namen, den Sie vorher hinterlegt haben, in das Dokument ein (es muss ein Leerzeichen oder Satzzeichen vor dem Kürzel stehen). Drücken Sie danach [F3] und Ihr Textbaustein wird eingefügt.
Wenn Sie den Namen Ihres Textbausteins vergessen haben, gehen Sie so vor:
- Word 2003: Über "Einfügen" "Autotext" "Autotext" kommt man zur Übersicht über alle bisher erstellten Textbausteine. Auswählen und "Einfügen" schon wird der Text an der gewünschten Stelle im Text eingefügt.
- Word 2007, Word 2010 und Word 2016: Hier befindet sich diese in der Menüleiste „Einfügen“ unter „Schnellbausteine" "Organizer für Schnellbausteine“. Dort können die erstellten Bausteine jederzeit mühelos nach belieben umbenannt und verändert und in den Text eingefügt werden.
Es gibt auch Textbausteine, die schon im Office-Paket hinterlegt sind. Diese finden Sie auch in der Übersicht "Organizer für Schnellbausteine".
Textbausteine als Übersicht ausdrucken
Word 2003 und Word 2007
Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken" (für Word 2007 auf das Office-Symbol und "Drucken"). Im erscheinenden Dialogfenster öffnen Sie im Feld "Drucken" auf die Auswahlliste (statt Dokument) und wählen Sie "Autotext-Einträge". Dann noch "Drucken". :-)
Word 2010 und folgende Versionen:
Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken" dann wählen Sie unter "Einstellungen" "Alle Seiten drucken" und markieren im geöffneten Listenfeld "Autotext-Einträge". Dann noch "Drucken". :-)
"Systemübergreifende" Textbausteine verwenden:
Wenn Sie zum Beispiel nicht Microsoft Outlock verwenden, können Sie für Textbausteine auch sparates Programm verwenden, das Textbausteine systemweit zur Verfügung stellt.
Sie brauchen Beispiele? Kein Problem. Eine kleine Auswahl finden Sie unter Beispiel-Textbausteine.
Noch mehr effektive Textverarbeitungsfunktionen finden Sie hier.
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Ben (Mittwoch, 19 Juli 2017 20:57)
Das ist mal wirklich hilfreich :) Danke!
Organisation mit Sabine (Donnerstag, 20 Juli 2017)
Ja, die Textbausteinfunktion müsste glatt erfunden werden, wenn es sie nicht schon gäbe. Liebe Grüße
Sabine