Wie schreibe ich ein Protokoll? Mit diesen 3 Tipps geht es ganz einfach

Kennen Sie das auch? Ob im Vereinsvorstand oder beim Abteilungsmeeting: Kaum wird die Frage nach dem Protokoll gestellt, müssen alle Teilnehmer dringend etwas in ihrer Tasche suchen oder auf dem Handy nachsehen. Hauptsache, sie begegnen nicht dem Blick des Fragenden.

Warum nur meldet sich nie jemand freiwillig für diese Aufgabe?

Schließlich ist jedem klar, dass Protokolle wichtig und nützlich sind. Wie sollen sich sonst mehrere Teilnehmer einer längeren Besprechung mit mehreren Themen daran erinnern, was genau im Einzelnen besprochen und beschlossen wurde und wer was bis wann machen soll?

Barbara Kettl-Römer, eine der Autorinnen des Buches "Protokolle schreiben", hat in diesem Gastbeitrag 3 wichtige Tipps und ein Musterformular zum Download für Sie.

Hauptzweck eines Ergebnisprotokolls ist es, alle wesentlichen Ergebnisse einer Besprechung – vor allem Beschlüsse, Terminabsprachen, Arbeitsaufträge und Zuständigkeiten – so übersichtlich zusammenzustellen, dass sie für jeden Interessierten oder Betroffenen auf einen Blick zu entnehmen sind.

Die größte Herausforderung dabei ist es, aus all dem, was im Laufe der Sitzung besprochen wird, genau diese wesentlichen Ergebnisse herauszufiltern und zusammenzustellen.

Legen Sie sich vorab ein Formular für ein Ergebnisprotokoll an. Das kann z. B. so aussehen:

Darin tragen Sie bereits vorab die Namen der eingeladenen Teilnehmer und den Verteiler ein. Sicher gibt es eine Themenliste/Agenda für die Sitzung. Die können Sie sich auch schon mal in die jeweiligen Felder schreiben. Dann brauchen Sie während der Besprechung nur die gefassten Beschlüsse, die To-dos und Verantwortlichkeiten von Hand oder am Laptop zu notieren.

Falls Sie von Hand mitschreiben möchten, bringen Sie am besten einzelne Blätter mit einem breiten Rand und ein paar weiche, gut gespitzte Bleistifte mit. Mit denen schreibt es sich leichter als mit Kugelschreibern und der breite Rand erlaubt nachträgliche Anmerkungen.

Kommen Sie so rechtzeitig zur Sitzung, dass Sie sich einen Platz suchen können, an dem Sie alles gut sehen und hören und genügend Raum für Ihre Arbeitsutensilien haben.

Sie sollten einigermaßen ausgeschlafen kommen und weder hungrig, noch nach einer üppigen Mahlzeit mit Verdauen beschäftigt sein, denn Protokollieren ist eine Arbeit, die Konzentration erfordert.

Manche Leute labern in Besprechung ziellos herum, andere springen von einem Thema zum anderen, und zwischendrin reden alle durcheinander. Da kann es schon einmal passieren, dass Sie sich fragen, ob nun überhaupt etwas aufzuschreiben ist und wenn ja, was. Dann gibt es nur einen Ausweg: Melden Sie sich und fragen Sie nach:

„Moment, ich bin gerade nicht mitgekommen. Was soll ich zu diesem Punkt als Ergebnis notieren?“

Vielen Dank Barbara. Ich freue mich schon richtig auf die nächste Gelegenheit zur Protokollführung. Ich werde mich sofort melden und Deine Tipps anwenden :)

Mehr?

Viele weitere praktische Tipps zu den verschiedenen Protokollarten für Büro und Alltag finden Sie im Buch *"Protokolle schreiben" von Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer und Cordula Natusch.

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